Việc chuyển hóa thành một tổ chức tổ chức vận hành định hướng dữ liệu (data-driven organization) sẽ luôn gặp phải nhiều thách thức nhưng giá trị to lớn mang lại từ việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định là điều đã quá rõ ràng bao gồm tăng trưởng doanh số, khách hàng hài lòng, vận hành hiệu quả và cải thiện tỉ suất lợi nhuận. Nếu tổ chức của bạn vẫn chưa có kế hoạch bắt đầu khai thác dữ liệu kinh doanh hằng ngày thì bạn nên xem xét những lí do nào ngăn cản sự chuyển hóa hết sức cần thiết này.
Tuy nhiên, từ kết quả nghiên cứu của Harvard Business Review mới đây, chỉ có 20% công ty thực sự tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích những nhân viên thuộc khối kinh doanh và vận hành (các phòng ban chức năng ở tiền tuyến) sử dụng triệt để dữ liệu để thực thi công việc hằng ngày trong khi ngành công nghiệp dữ liệu đã phát triển được hơn 25 năm.
Không có một công thức thành công cố định cho sự chuyển hóa này. Một số tổ chức sẽ tập trung vào xây dựng phòng ban hoặc chức năng phân tích dữ liệu chuyên nghiệp, tập trung vào một số lượng cá nhân chuyên môn cao thay vì dàn trải. Một số tổ chức khác thì tập trung đầu tư vào công nghệ để đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu nhằm cho phép đội ngũ ở tiền tuyến có thể sử dụng dễ dàng. Các công ty khởi nghiệp trong mảng công nghệ thì lại đang có ưu thế cực kỳ lớn vì họ đã tính toán và tích hợp việc khai thác giá trị từ dữ liệu vào trong chính quá trình phát triển sản phẩm và vận hành hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Mặc dù vậy, chìa khóa để hình thành một tổ chức vận hành định hướng dữ liệu là nằm ở việc xây dựng văn hóa ra quyết định bằng dữ liệu chứ không hẳn là nằm ở công nghệ, quy trình hay con người. Xuyên suốt giai đoạn khủng hoảng Covid vừa qua, tổ chức càng mong muốn đẩy mạnh việc khai thác dữ liệu bao nhiêu thì họ càng nhận ra văn hóa doanh nghiệp là rào cản lớn nhất cho sự chuyển hóa mạnh mẽ này.
Khi đề cập tới văn hóa doanh nghiệp, có một sự thật mà chúng ta cần nhìn nhận đó là “văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam hầu hết được tạo ra bởi cách thức vận hành của đội ngũ lãnh đạo (còn gọi là phong cách lãnh đạo)” và “việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả nhanh nhất là bắt đầu từ trên xuống, dù là có thể thực hiện từ dưới lên (là điều mà một số ít tổ chức trên thế giới đã thành công) nhưng sẽ khó khăn hơn muôn phần”.
6 đề xuất giúp cho những cá nhân thuộc cấp quản lý có thể cùng với ban lãnh đạo lan tỏa văn hóa data-driven xuống từng cá nhân trong tổ chức.
- Định nghĩa thế nào là data-driven
Ngày nay, dữ liệu đang được tạo ra mỗi ngày không chỉ dừng lại ở mức độ “bị động – tự nhiên” từ các hệ thống quản trị nguồn lực nói chung (ERP) mà còn đang được tạo ra một cách “chủ động – có chủ đích” từ các nhu cầu cụ thể phát sinh của những người ra quyết định trong tổ chức.
Chính vì vậy, data-driven đầu tiên có nghĩa là tổ chức dữ liệu để những người cần dùng nhất mà cụ thể là các phòng ban chức năng ở tiền tuyến và các chuyên viên phân tích dữ liệu (Analysts) có thể tiếp cận được một cách dễ dàng và phù hợp với cấp bậc của mình nhằm đưa ra phân tích hỗ trợ quyết định sớm nhất có thể thay vì tốn quá nhiều thời gian làm sạch đẹp dữ liệu mà hệ quả là phải mất nhiều tuần hoặc nhiều tháng sau thì mới có đủ thông tin để ra quyết định. Mọi dữ liệu kinh doanh cần phải đáp ứng được “yếu tố kịp thời” tại thời điểm mà người làm kinh doanh cần ra quyết định để chớp lấy thời cơ.
- Chào đón những công nghệ mới
Mặc dù rằng nếu chỉ áp dụng công nghệ phù hợp thì chưa chắc đã có thể đạt được sự chuyển hóa mong đợi, nhưng nếu công nghệ đang có đã quá lỗi thời và không tạo ra môi trường cần thiết cho việc khai thác dữ liệu thì việc thay đổi văn hóa sẽ vẫn thất bại. Bản thân công nghệ và văn hóa có sự liên quan mật thiết với nhau mà cụ thể là đều phụ thuộc vào việc “được tạo điều kiện để có thể ứng dụng các cách thức mới tốt hơn trong việc thực hiện những việc hiện tại”.
Những công ty đang vận hành với những công nghệ khá lạc hậu thường cũng sở hữu một văn hóa khá cổ điển với dàn lãnh đạo bảo thủ trong việc đổi mới hay sử dụng công nghệ báo cáo hiện đại trên nền tảng đám mây (cloud-based reporting).
Ngược lại, những công ty đang sử dụng những công nghệ tiên tiến nhất thì cũng thường thể hiện được văn hóa đổi mới sáng tạo mà ở đó dữ liệu được chia sẻ minh bạch và mọi cá nhân đều cảm thấy mình được tin tưởng và trao quyền. Nhân viên trong các công ty này cũng sở hữu khả năng thích nghi rất tốt với mọi sự thay đổi và những cái mới. Các dấu hiệu của nhóm công ty này thường là các nền tảng phân tích dữ liệu tự phục vụ (Cloud-based Self-Service BI), dữ liệu được tập trung (data warehouse) và các công cụ giao tiếp tiên tiến như Slack.
- Phá vỡ những rào cản trong văn hóa cũ chậm đổi mới
Việc phá vỡ những rào cản này là cực kỳ thách thức và có thể được tiếp cận theo một trong các cách thức sau:
- Tuyển dụng “chuyên viên dự án đổi mới” (còn có thể gọi là Chief Digital Officer). Đây là những người cực kỳ sáng tạo, khi họ gia nhập tổ chức, họ sẽ rất chủ động đề xuất và tự mình khuấy động văn hóa hiện tại để tạo ra sự đổi mới. Khi họ hoàn thành, họ sẽ có xu hướng tìm kiếm thách thức mới.
- Khích lệ sự sáng tạo bằng phần thưởng. Tổ chức cần thay đổi cách tiếp cận về sự sáng tạo. Bạn cần phải truyền tải một thông điệp rõ ràng đó là “công ty sẵn sàng thử cái mới và nhân viên sẽ không bị phán xét vì thử cái mới”.
- Thực hành đối diện thẳng thắng với vấn đề. Một điểm rất thú vị là các con số không biết nói dối và đôi khi bức tranh vẽ bằng số thể hiện một kết quả hoạt động kinh doanh cực kỳ tệ (ví dụ 3 quý suy giảm liên tục) mà những người lãnh đạo muốn giấu đi. Nếu bạn muốn tổ chức mình thành công trong việc chuyển hóa này, bạn cần phải đối mặt với câu chuyện thật sự mà những con số đang thể hiện dù cho nó đang tốt hay xấu.
- Thấu hiểu giá trị lớn nhất của việc phân tích dữ liệu là đề xuất và kế hoạch hành động cụ thể. Bạn cần phải chuyển hướng tư duy từ việc tập trung hết nguồn lực để đi thu thập và làm sạch tất tần tật dữ liệu có trên đời này mà chưa xác định rõ mục đích sử dụng (good data) sang tập trung vào xây dựng danh mục các câu hỏi thực sự quan trọng đó là các vấn đề quan trọng của chúng ta hiện nay và trong tương lai có thể là gì, chúng ta cần các dữ liệu nào để trả lời các câu hỏi này, rồi mới tiến hành thu thập dần (right data).
- Tạo điều kiện cho sự cộng tác cởi mở giữa khối kinh doanh và khối công nghệ. Điều này đôi khi có nghĩa là bạn phải tái cấu trúc công ty thành các nhóm nhỏ mà trong đó bao gồm cả những người thuộc cả 2 khối phòng ban chức năng. Đây là một trong những vấn đề rất phức tạp và phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng công ty để có thể triển khai. Một điểm rút ra được từ nhiều công ty thành công đó là họ có các cụm phân tích (Sales/Ops/Marketing Analytics) và có một đội chuyên gia hỗ trợ tập trung về mặt phân tích (Core BA/DA/BI Center).
- Đảm bảo các yếu tố quan trọng của dữ liệu FAIR
Để đảm bảo mọi người có thể sử dụng dữ liệu dễ dàng hãy đảm bảo 4 yếu tố sau của dữ liệu
- Findable: dữ liệu có thể được tìm thấy. Ở khía cạnh tổ chức dữ liệu, các cá nhân quản lý dữ liệu cần tạo ra các từ điển định danh (data dictionary) và chia sẻ để mọi người biết dữ liệu nào đang có (data orientation session).
- Accessible: dữ liệu có thể được truy cập. Đây là vấn đề xoay quanh việc phân quyền cụ thể theo từng cấp bậc và mức độ truy cập chi tiết đối với từng cá nhân.
- Interoperable: dữ liệu được đồng bộ thống nhất. Dữ liệu trên các hệ thống hoặc phần mềm khác nhau cần được đồng bộ liên tục để đảm bảo việc sử dụng dữ liệu tại mọi thởi điểm và mọi ứng dụng là giống nhau (Single Source of Truth).
- Reusable: dữ liệu có thể được tái sử dụng. Một tập dữ liệu có thể được khai thác theo nhiều cách khác nhau tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Các tập dữ liệu có nhiều giá trị phân tích cần được ưu tiên truyền thông tới các cá nhân có liên quan để sử dụng.
- Xây dựng nền tảng làm việc với dữ liệu cho mọi cá nhân trong tổ chức
Để xây dựng văn hóa ra quyết định bằng dữ liệu, mọi cá nhân cần sử dụng cùng một loại ngôn ngữ. Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các cá nhân thuộc khối công nghệ sử dụng những ngôn từ cao siêu chung chung như Artificial Intelligence (AI) or Machine Learning (ML). Nền tảng làm việc với dữ liệu tốt giúp các cá nhân trong tổ chức tập trung vào ngôn ngữ cụ thể hơn về cách thức dữ liệu được áp dụng trong các tình huống cụ thể. Khi chúng ta nói về văn hóa ra quyết định bằng dữ liệu chúng ta thường hay bị “thiên vị” về việc chuyển hóa những con người thuộc khối kinh doanh. Tuy nhiên, nếu văn hóa này được xây dựng đúng, một bạn kỹ sư máy học có thể nói chuyện với một bạn nhân viên chăm sóc khách hàng như sau “Tôi đang xây dựng một giải pháp thông minh mà máy tính sẽ tự học và suy luận từ các câu trả lời của khách hàng để đề xuất cho bạn các câu trả lời phù hợp với khách hàng đó giúp công ty chúng ta có được dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời” thay vì “team Tech đang xây một con AI/ML để giúp các bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn”.
- Đảm bảo mọi nhân viên đều nhận thức rằng dữ liệu là một phần của việc kinh doanh
Để văn hóa thực sự tồn tại thì nó cần phải được lan tỏa tới từng cá nhân trong tổ chức. Đây là tiền đề của văn hóa tổ chức. Tầng lãnh đạo cần “minh họa cụ thể cách mà họ tiếp cận mọi vấn đề kinh doanh kết hợp với sử dụng dữ liệu” (Lead by Example). Tất cả các vấn đề trong tổ chức (kể cả các vấn đề hành chính nhân sự rất thường hay bị xem nhẹ như chúng ta có nên tuyển dụng thêm người hay điều chỉnh lương) đều cần phải được cố gắng giải quyết bằng cách đặt ra câu hỏi “Liệu chúng ta sẽ cần sử dụng dữ liệu hoặc thực hiện phân tích nào để tiếp cận vấn đề này”.
Nguồn: linkedin
