Khi nói đến sự thành công của một Doanh nghiệp, người ta luôn nhắc đến một cái tên gắn liền với sự thành công của doanh nghiệp đó. Cái tên được nhắc không thể nào khác ngoài cái tên của vị Lãnh Đạo, vị Giám đốc hoặc Tổng Giám Đốc điều hành. Nhưng có một điều mà ít người biết đến, bên cạnh vị trí TGĐ luôn có sự hiện diện của người Trợ lý giám đốc hoặc Trợ lý tổng giám đốc.
Nếu nói, không có nhân viên thư ký trợ lý giỏi thì các vị TGĐ khó lòng vươn đến thành công, nói như vậy cũng không phải là quá. Vậy, người trợ lý giám đốc (TGĐ) là ai? Họ có vai trò quan trọng như thế nào? Vai trò của họ là gì?
Nghề trợ lý giám đốc và những công việc chính
Nếu GĐ hoặc TGĐ là một vị tướng thì người trợ lý cho họ chính là vị quân sư. GĐ hoặc TGĐ là người suy nghĩ và vạch ra những hướng đi chiến lược, người trợ lý chính là người tiếp nhận, thấu hiểu, cố vấn, tham mưu và thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể làm được chuyện này, công việc đòi hỏi người trợ lý phải có khả năng làm việc độc lập, lên kế hoạch, xử lý tình huống tốt, chịu được áp lực công việc cao, có kiến thức sâu rộng, toàn diện trong nhiều lĩnh vực và nhiều môi trường kinh doanh khác nhau.
Trong nhiều trường hợp, người Trợ Lý có thể điều hành Doanh Nghiệp hay xử lý các vấn đề phát sinh thay TGĐ khi TGĐ vắng mặt. Vai trò quân sư được thể hiện rõ nhất thông qua việc người Trợ Lý không chỉ thực hiện theo lệnh GĐ hoặc TGĐ mà tham mưu cho họ về 4 nhóm công việc chính bao gồm: Chiến lược, điều hành, đối ngoại và các công việc đối nội dựa trên những kỹ năng và kiến thức có được.
Nói như thế, người trợ lý giám đốc hoặc TGĐ có thể thay thế cho vị trí Sếp của mình? Xin thưa là không! Vai trò của người trợ lý là hỗ trợ cho GĐ hoặc TGĐ trong việc ra quyết định, hoạch định, thực hiện và kiểm tra giám sát. Giải thoát vị GĐ hoặc TGĐ ra khỏi công việc sự vụ hằng ngày, cung cấp thêm thời gian và sự tỉnh táo cho các Sếp để có thể nhìn xa trông rộng thông qua việc quan sát, tìm hiểu thị trường, đối thủ… từ đó có định hướng mang tầm chiến lược cho công ty của mình.
Thư ký giám đốc và những nhiệm vụ chính của nghề thư ký trợ lý
Trợ lý giám đốc hoặc tổng giám đốc là vị trí “dưới một người trên vạn người”, hằng ngày theo dõi, giám sát và nắm toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, người trợ lý luôn bên cạnh vị Sếp của mình, tiếp xúc, học hỏi và cùng làm việc với Sếp. Vậy có thể nói đây là một môi trường đào tạo gần như “tuyệt hảo” dành cho người trợ lý để được chia sẻ, được học hỏi, được trải nghiệm, được chiêm nghiệm cùng GĐ hoặc TGĐ mà không vị trí nào trong công ty có được. Đây cũng chính là cơ hội, là con đường ngắn nhất để thăng tiến lên một vị trí cao hơn, vị trí C.E.O.
Khi bạn học bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào, mà thấy đam mê nghề thư ký văn phòng hoặc nghề trợ lý tổng giám đốc thì đừng chần chừ thêm giây phút nào mà hãy mạnh dạn trải nghiệm, bạn sẽ thấy nó đầy thử thách nhưng đầy trí tuệ!
